ДЛЯ СЛАБОВИДЯЩИХ
Вопрос: Расскажите, пожалуйста, принцип нумерации приказов по личному составу, трудовых договоров, писем и другой кадровой документации?
Ответ: В делопроизводстве принято регистрацию и учёт документов вести в пределах календарного года, начиная с 1 января и заканчивая 31 декабря. При регистрации приказов выделяются, по крайней мере, два регистрационных массива документов: приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет и приказы по личному составу со сроком хранения 5 лет. К приказам с длительными сроками хранения относятся приказы на прием, перевод, увольнение, изменение фамилии, длительные внутрироссийские командировки и загранкомандировки, отпуска, кроме очередных. К приказам со сроком хранения 5 лет относятся приказы на очередные отпуска, краткосрочные командировки и др.
Трудовые договоры регистрируются отдельно. Возможно два варианта регистрации трудовых договоров в организациях:
1) Трудовым договорам присваиваются порядковые номера, начиная с № 1 и до последнего трудового договора, заключённого организацией.
2) Трудовым договорам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года, т.е. с 1 января по 31 декабря, но в этом случае порядковый номер договора должен дополняться указанием года, чтобы отличать трудовые договоры разных лет.
Дополнительное соглашение к трудовому договору также должно регистрироваться. Регистрация соглашений ведется в привязке к конкретному трудовому договору. Например, к трудовому договору №25/04 могут быть заключены соглашения №1, №2, №3 и т.д.
Регистрация переписки ведется делопроизводителем или секретарем, исходящие и входящие письма регистрируются отдельно. Регистрационный номер в этом случае может иметь более сложную структуру, например, порядковый номер входящего или исходящего письма может быть дополнен кодом подразделения или индексом дела по номенклатуре дел подразделения; порядковый номер входящего или исходящего письма от остальных частей регистрационного номера, как правило, отделяется косой чертой.
Например:
- входящий документ: № 395/01-18 (395 – порядковый номер поступления, 01-18 – индекс дела по номенклатуре дел);
- исходящий номер: № 02-15/223 (02-15 – индекс дела по номенклатуре дел, 223 порядковый номер).
Ответ: В делопроизводстве принято регистрацию и учёт документов вести в пределах календарного года, начиная с 1 января и заканчивая 31 декабря. При регистрации приказов выделяются, по крайней мере, два регистрационных массива документов: приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет и приказы по личному составу со сроком хранения 5 лет. К приказам с длительными сроками хранения относятся приказы на прием, перевод, увольнение, изменение фамилии, длительные внутрироссийские командировки и загранкомандировки, отпуска, кроме очередных. К приказам со сроком хранения 5 лет относятся приказы на очередные отпуска, краткосрочные командировки и др.
Трудовые договоры регистрируются отдельно. Возможно два варианта регистрации трудовых договоров в организациях:
1) Трудовым договорам присваиваются порядковые номера, начиная с № 1 и до последнего трудового договора, заключённого организацией.
2) Трудовым договорам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года, т.е. с 1 января по 31 декабря, но в этом случае порядковый номер договора должен дополняться указанием года, чтобы отличать трудовые договоры разных лет.
Дополнительное соглашение к трудовому договору также должно регистрироваться. Регистрация соглашений ведется в привязке к конкретному трудовому договору. Например, к трудовому договору №25/04 могут быть заключены соглашения №1, №2, №3 и т.д.
Регистрация переписки ведется делопроизводителем или секретарем, исходящие и входящие письма регистрируются отдельно. Регистрационный номер в этом случае может иметь более сложную структуру, например, порядковый номер входящего или исходящего письма может быть дополнен кодом подразделения или индексом дела по номенклатуре дел подразделения; порядковый номер входящего или исходящего письма от остальных частей регистрационного номера, как правило, отделяется косой чертой.
Например:
- входящий документ: № 395/01-18 (395 – порядковый номер поступления, 01-18 – индекс дела по номенклатуре дел);
- исходящий номер: № 02-15/223 (02-15 – индекс дела по номенклатуре дел, 223 порядковый номер).
